8 tips de organización para ser más productivo

Con el paso del tiempo he acumulado varios tips de organización que me han ayudado mucho en mi productividad diaria. He cambiado mi sistema varias veces, muchas pruebas y errores y eso me ha llevado al sistema actual con el que me siento cómoda y te quiero compartir lo que estoy aplicando en mi organización personal por si alguno de estos tips de organización te gusta y lo quieres aplicar.

Es importante mencionar que la organización es algo muy personal y tal vez los métodos que yo utilice no te acomoden a ti y los que tu usas no me acomoden a mi. Lo importante es encontrar con qué forma de organización nos sentimos cómodos y de verdad nos esté ayudando en mantener orden y realizar nuestras tareas.

Estos son los tips de organización que aplico para ser una persona más productiva:

1. Dedicar tiempo para planificar

El punto clave para empezar a ser más organizados es realmente tomarnos tiempo para sentarnos, escribir en una libreta lo que tenemos que hacer y queremos hacer y empezar a crear un plan.

El vivir con una lista de tareas escrita al día pero que no esté enfocada a tus metas futuras o que no tenga límites de tiempo no te servirá de mucho porque no sentirás progreso y una lista de tareas por sí sola se vuelve interminable.

Es por eso que dedicar una hora de un día de la semana, puede ser los domingos para empezar a organizar la semana que sigue, te va a dar más sentido de organización. Porque estás pensando no solo en el día siguiente si no a futuro, priorizando tareas, evualando tu semana anterior y agregando tareas nuevas enfocadas a tus metas. Y administrando tus días y creando un plan de acción te hará más fácil el realizar tus actividades.

2. Escribir una lista de tareas

Una vez que le dediques tiempo a tu planificación, escribe todas las tareas que tengas que hacer y las tareas que quieres hacer. Incluye tus metas, hábitos que quieres implementar, pendientes que has ido procrastinando por mucho mucho tiempo, tareas obligatorias de tu trabajo y escuela y todo lo que sea importante tener en esta lista. No importa si se hace muy larga.

El fin de escribir todo en papel es que no confíes solo en tu memoria y puedas realizar las cosas que tienes que hacer para cumplir con fechas importantes y evitar procastinar tareas u olvidarlas por mucho tiempo.

Si escribimos todo en una lista y después la organizamos por categorías para poder agendarlas en nuestro calendario e incluirlas en nuestro plan semanal, es mucho más probable que hagas todo lo que incluyes a comparación que si solo lo tienes en tu cabeza y no asignes tiempo para hacerlo. Esto también ayuda a disminuir el estrés o ansiedad sobre tus pendientes porque ya sabes que lo tienes programado para cierto día y no te tienes que preocupar por olvidarlo en el futuro.

3. Agenda fechas importantes

Para no olvidarlas antes que nada escríbelas en tu agenda, activa alarmas en tu celular de recordatorio y mantén a la vista tu calendario.

Toda fecha importante cómo fechas límite de pagos o entregas de trabajos, exámenes, juntas y citas. También incluye viajes o visitas de familiares para considerar tiempo que estarás ocupado y no podrás trabajar esos días.

Cuando agendas una fecha importante para la que te tienes que preparar, te da un parámetro de cuánto tiempo tienes para dicho evento y qué necesitas hacer ahora para poder cumplir con tu tarea en el plazo establecido y las demás tareas que tienes actualmente.

4. Crea un sistema de organización sencillo y a tu medida

Escoge tus herramientas de organización de preferencia y desíganle una función a cada una de ellas. Puedes utilizar libretas, agendas, bullet journal, apps o pizarrones. Incluso puedes escoger varios de estos pero lo importante es que la función para lo que está designado no se duplique en otros. Por ejemplo: utiliza un calendario central para todas las fechas importantes y no escribas fechas por diferentes calendarios que tengas y que es posible que no llegues a ver cuando lo necesites.

No te compliques, escoge tus herramientas, asiganle su función y mantente a solo esas para no tener información por todas partes. Estas son las herramientas que yo utilizo y para qué las utilizo (en el video explico más a fondo cómo las aplico):

• Planificador de metas: Metas del año
• Make It Done Planner: Metas del mes, mis listas, plan del día
• Google calendar: planificación mensual y semanal
• Trello: Planificación de contenido
• Excel: Control de gastos
• Planificador de productividad: Control de hábitos
• Mediary Planner: Planificación de redes sociales
• Pizarrón: plan de comidas semanal

5. Trabajar por bloques de tiempo

Para hacer más efectivo tu tiempo y hacerte trabajar inteligentemente y no repetidamente. Es importante organizar nuestros días por bloques de tiempo y designarlos a cada tarea.

Un súper tip que te cambiará por completo la forma en que trabajas y te ahorrará mucho tiempo es trabajar por categorías de tareas similares. Un ejemplo es todas las tareas que sean de escritorio de escribir en tu computadora realizalas el mismo día y si puedes adelantar mucho mejor. En vez de hacer esta actividad repetidamente cada día de la semana, hazla el mismo día y al día siguiente cambias de actividad. Todo esto lo explico más a fondo en el video de Administra tu tiempo con Google Calendar y cuáles son los beneficios de aplicarlo.

6. Hacer las tareas más importantes primero

El problema principal que tenemos muchas veces es que sobreestimamos nuestra capacidad y los tiempos que requiere cada tarea para realizarse y nos ponemos muchas actividades en el día. Es por eso que el punto anterior nos ayuda en esta parte de establecerle horarios a nuestras actividades y ver realmente cuánto podemos hacer en un día. Lo que no se pueda pasa al día siguiente.

Pero para asegurarnos que estamos realizando las tareas importantes y no posponiendolas es agendarlas en las primeras horas del día. Escoge máximo 3 tareas importantes que sí o sí debas realizar, que de lo contrario esto te pueda afectar gravemente si no las realizas. Y posteriormente agenda tareas secundarias que no pasaría nada si no llegas a realizarlas ese día.

7. Planificar tu día una noche antes

No hay nada mejor que empezar tu día sabiendo qué hacer porque evitas perder tiempo en la mañana. Y te ayuda a no posponer tu alarma y tener retrasos porque ya sabes lo que tienes programado y si no realizas tus primeras actividades en tiempo puedes afectar todo tu día y no completarlo.

8. Realizar un review semanal

Dedicar un día de revisión y preparación es esencial para evaluar cómo fue tu semana, qué hiciste bien y mal, qué puedes mejorar, cuáles son los errores que debes de evitar para la siguiente semana y también reconocer tus logros. Este es un tiempo que te ayudará para replantear tus metas y ver cómo cumplir y ser más eficiente la semana que viene.